05.01.02.05 (Bayern) Durchführen von Sekretariats-/ Assistenzaufgaben 1

EA

Die Aufgabe umfasst allgemeine Sekretariats-/Assistenzaufgaben. Hierzu gehört die Organisation und Überwachung des Postdurchlaufs incl. Sichten der Eingangspost und Verteilen nach eindeutig erkennbaren Zuständigkeiten und Prioritäten sowie das Überprüfen der Ausgangspost auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit sowie das Vereinbaren und Verfolgen von Terminen. Diese Organisation und Überwachung erfolgt nach den abteilungsspezifischen Regeln. Führen und Organisieren der Büroablage. Dazu gehört das Aktualisieren von Unterlagen, Bestellen und Verwalten von Büromaterial. Betreuen von Besuchern. Buchen und Abrechnen von Reisen nach betrieblichen Richtlinien. Bearbeitung des Schriftverkehrs für den Vorgesetzten bzw. das Team umfasst Schreiben von Berichten, Korrespondenz, tabellarischen Übersichten, Zahlenaufstellungen nach Vorlagen (z. B. nach handschriftlichem Konzept, Phonodiktat oder Stenogramm). Schreiben von Fließtext nach schriftlicher Vorlage ggf. in einer gängigen Fremdsprache (i.d.R. Englisch). Kommunikation mit internen und externen Stellen im Rahmen der Aufgabenstellung. Unterstützung von fachgebietsbezogener Sachbearbeitung durch Zusammenstellen von Statistiken bzw. Unterlagen, Anfertigen von einfachen Präsentationen und Diagrammen nach Skizzen, Tabellen und konkreten Vorgaben. Führen und Erstellen von Listen und Dateien, Pflege und Prüfung von Daten (z. B. Zeiterfassung).

BBG

Die Arbeitsaufgabe erfordert Kenntnisse und Fertigkeiten, wie sie in der Regel in einer einschlägigen mindestens dreijährigen abgeschlossenen Berufsausbildung, z.B. als Bürokauffrau/-mann, erworben werden. Die beschriebene Aufgabe erfordert Entscheidungen über die einzelnen Arbeitsschritte.